Kebijakan Pembatalan & Pengembalian Dana

1. Dasar Kebijakan

Begitu pemesanan dikunci, Orcha Journey langsung mengeluarkan biaya di muka: uang muka armada, pemesanan akomodasi, tiket masuk rombongan, dan penjadwalan tim. Karena itu pembatalan yang semakin dekat dengan tanggal keberangkatan menanggung potongan yang semakin besar.

Potongan dihitung dari total biaya pemesanan, bukan dari uang muka. Yang dikembalikan adalah pembayaran Anda dikurangi potongan itu.

• Potongan dihitung dari total biaya pemesanan, bukan dari uang muka. Melunasi lebih awal tidak menghapus potongan; yang menentukan besarnya adalah kapan pembatalan diajukan.
• Potongan tidak pernah melebihi jumlah yang sudah Anda bayarkan. Bila potongannya lebih besar dari pembayaran Anda, sisanya tidak ditagihkan.

Contoh: pemesanan Rp 2.000.000 yang sudah dilunasi lalu dibatalkan 3 hari sebelum berangkat menanggung potongan 100% — tidak ada pengembalian. Pemesanan yang sama, dibatalkan 20 hari sebelum berangkat, menanggung potongan 25% (Rp 500.000) dan mengembalikan Rp 1.500.000.

2. Besaran Pengembalian Dana

Perhitungan hari dihitung dari tanggal pemberitahuan pembatalan diterima tim kami, bukan tanggal pengajuan lisan.

3. Cara Mengajukan Pembatalan

Cara paling cepat: isi formulir pengajuan pembatalan. Bisa juga lewat WhatsApp dengan langkah berikut.

1. Kirim pemberitahuan tertulis lewat WhatsApp resmi kami, sebutkan nama pemesan, tanggal keberangkatan, dan alasan pembatalan.
2. Lampirkan tanda terima pembayaran yang Anda simpan.
3. Tim kami mengirimkan perhitungan pengembalian untuk disetujui.
4. Setelah disetujui, dana dikirim ke rekening atas nama pemesan dalam 14 hari kerja.

Pengembalian hanya dikirim ke rekening atas nama pemesan yang sama dengan yang melakukan pembayaran, dan hanya dikirim dari rekening kami atas nama PT ASTHANA CIPTA MANDIRI.

4. Pembatalan dari Pihak Kami

Bila Orcha Journey membatalkan keberangkatan — misalnya kuota open trip tidak terpenuhi atau armada tidak dapat dioperasikan — pemesan berhak memilih:

• Penjadwalan ulang ke tanggal lain tanpa biaya tambahan, atau
• Pengembalian dana 100% tanpa potongan apa pun.

Untuk open trip, pemberitahuan pembatalan karena kuota kurang kami sampaikan paling lambat 3 hari sebelum keberangkatan.

5. Keadaan Kahar (Force Majeure)

Pada kondisi di luar kendali kedua pihak — bencana alam, cuaca ekstrem, penutupan jalur, wabah, atau kebijakan pemerintah — keselamatan menjadi pertimbangan utama.

• Kami tawarkan penjadwalan ulang atau destinasi pengganti yang setara.
• Biaya yang telanjur dibayarkan ke pihak ketiga dan tidak dapat ditarik kembali akan kami rinci secara terbuka dan dikurangkan dari pengembalian.
• Sisa dana di luar biaya tersebut dikembalikan penuh.

6. Pengurangan Peserta & Penggantian Nama

• Pengurangan jumlah peserta lebih dari H-5 umumnya dapat disesuaikan tanpa potongan, sepanjang jumlah minimum paket tetap terpenuhi.
• Pengurangan peserta kurang dari H-5 mengikuti tabel pengembalian di atas untuk porsi peserta yang batal.
• Penggantian nama peserta (bukan pembatalan) tidak dikenakan biaya sepanjang jumlah peserta tetap sama.

7. Hal yang Tidak Dapat Dikembalikan

• Peserta yang tidak hadir di titik jemput tanpa pemberitahuan (no show).
• Peserta yang mengundurkan diri di tengah perjalanan.
• Peserta yang dikeluarkan dari rombongan karena melanggar ketentuan layanan.
• Layanan yang sudah terpakai sebagian, dihitung berdasarkan porsi yang sudah berjalan.

8. Pembatalan Sewa Kendaraan

Sewa kendaraan memakai tangga tersendiri, dan sengaja lebih longgar daripada open trip. Kursi trip yang batal beberapa hari sebelum berangkat hampir mustahil terjual lagi, sedangkan unit kendaraan yang batal hari ini masih mungkin tersewa besok. Jaraknya dihitung ke waktu mulai sewa, bukan tanggal keberangkatan rombongan.

• Sewa dengan sopir yang dibatalkan kurang dari 24 jam sebelum pengambilan dikenakan biaya sopir satu hari sesuai tarif yang berlaku, di luar potongan pada tabel.
• Unit yang sudah dilunasi tetap dikenakan potongan sesuai tabel. Melunasi lebih awal mengunci jadwalnya, dan jadwal yang terkunci itulah yang hilang saat pembatalan mendadak.
• Bila pembatalan datang dari pihak kami (unit rusak dan tidak ada penggantinya), seluruh pembayaran dikembalikan penuh tanpa potongan apa pun.
• Bila unit tidak dapat kami sediakan, kami mengganti dengan unit setara atau mengembalikan dana 100%.